Верно: 1) гражданка Иванова; 2) Вера Ивановна Иванова.
Возможный вариант: прием граждан следующих категорий...
Собственно языковых запретов на этот счет нет.
Слово гражданка, безусловно, есть в русском языке. Однако, несмотря на свободное образование таких слов, как гражданка, студентка, учительница и т. д., они используются не во всех стилях речи. В строгой официально-деловой речи по отношению к лицам женского пола нередко используют слова мужского рода. Видимо, требование администрации связано с тем, что речь идет о базе данных, где всё должно быть четко, строго и единообразно.
Уместнее форма ед. ч.: присоединяется.
Можно написать: приемная мэра (руководителя, начальника...).
См. ответ 284374. Рекомендуем писать: гражданин Республики Македония.
Возможные варианты: пожаловались на местную власть и пожаловались на местные власти.