Вопреки распространенному взгляду на телефонный разговор как на «неподготовленный» и «спонтанный», телефонные деловые разговоры принципиально моделируемы, их организация и последовательность поддается планированию.

Некоторые руководства по деловому телефонному разговору рекомендуют использовать специальный бланк, в котором предварительно (до разговора) записываются:

• фамилия, имя, отчество абонента, название организации;
• номер телефона;
• вопросы абоненту;
• прогнозируемые ответы абонента.

По ходу беседы записываются:

• ответы абонента.

После беседы записывают:

• дату, время разговора;
• выводы (достигнутый результат, полученные сведения, дальнейшие действия и т. д.);
• данные об исполнителе.

Вопросы из «Справочного бюро»

Как правильно говорить: алло или аллё?

Правильное обращение по телефону - [алё], а правильное написание этого слова - алло.

Как спросить у собеседника его имя?

Можно воспользоваться одной из следующих формул:

Представьтесь, пожалуйста! или Как Вас представить? (если нужно представить собеседника кому-то ещё).

Как правильно: звОнит или звонИт?

Правильно только: звонИшь, звонИт, звонИм, звонИте, звонЯт.