Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим...
• Также просим...
• А также просим...
• Сообщаем...
• Одновременно сообщаем...

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых... Прежде всего...
• Во-вторых... Затем...
• В-третьих... В заключение...
• Переходя к следующему вопросу...
• Что касается вопроса о...
• Учитывая все вышесказанное...
• Исходя из вышесказанного...
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...
• В заключение выражаем надежду на...
• В заключение хотим напомнить Вам о...